Kick off là một khái niệm khá mới mẻ đối với nhiều người, tuy nhiên trong chuyên ngành quản trị nhân lực, Kick off được xem là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu giúp nâng cao tinh thần cho toàn thể nhân viên.
Vậy khái niệm Kick off cụ thể là gì và đâu là những yếu tố mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý để vận dụng Kick off vào kinh doanh hiệu quả nhất? Hãy cùng Vwin tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Kick off là gì?
Khái niệm về Kick off là gì hiện nay khá đa dạng và được áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau như thể thao, meeting hoặc kinh doanh.
Đối với kinh doanh, Kick off mang ý nghĩa là việc khởi động cho một dự án hoặc khai trương.
Khái niệm Kick off chỉ xuất hiện khi những bên tham gia chính thức liên quan tới nhau và cùng hợp tác để thực hiện một kế hoạch nào đó.
Tổ chức kick off là gì có ý nghĩa quan trọng như thế nào với doanh nghiệp
Vai trò chính của Kick off là tạo ra ấn tượng ban đầu và tạo dựng niềm tin với khách hàng và đối tác. Từ đó, các đối tác và đồng nghiệp sẽ đưa ra các phương án, kế hoạch dự án nhằm đạt được mục tiêu phát triển doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Ngoài ra, việc tổ chức các cuộc họp kick off và các chương trình kick off cũng có thể giúp nâng cao tinh thần giữa các bên cộng sự trong và cả ngoài doanh nghiệp.
Một tổ chức mạnh sẽ phát triển mạnh với sự hỗ trợ của các đối tác, nhà cung cấp và khách hàng bên trong và bên ngoài. Vì vậy, buổi gặp gỡ khởi động sẽ củng cố niềm tin của tất cả các bên trong doanh nghiệp.
Giá trị mà dự án Kick Off Meeting mang lại
Kick Off Meeting sẽ mang tới cho doanh nghiệp của bạn những lợi ích thiết thực như:
- Thể hiện rõ tinh thần trước khi bắt đầu dự án mới.
- Tiếp thêm động lực và nhiệt huyết đến tập thể.
- Giúp toàn bộ nhân viên nắm được mục tiêu chung của dự án.
- Triển khai nhiệm vụ của từng nhân sự, Phòng Ban và đối tác.
- Tạo dựng lòng tin từ đối tác.
- Đưa ra sự cam kết chắc chắn từ những bên liên quan.
- Nắm rõ được quyền hạn của từng thành viên trong công ty, giám đốcvà biết được năng lực của cấp trên.
- Giúp mọi người có cái nhìn tổng thể về kế hoạch quản lý, tiến độ của công việc, ngân sách dự chi và ràng buộc, thời gian thực hiện, các rủi ro, và những vấn đề liên quan khác…
- Giải đáp mọi thắc mắc của từng thành viên trong dự án.
Những bước để khởi động dự án Kick Off Meeting hiệu quả
Chuẩn bị
Để chuẩn bị cho một buổi Kick Off Meeting hoàn hảo nhất, các bạn cần nắm rõ về khái niệm Kick Off Meeting là gì và liệt kê chi tiết mọi thông tin cần thiết liên quan tới buổi Meeting bao gồm:
- Tổng quan về dự án và lý do triển khai dự án.
- Mục tiêu chung dự án hướng tới.
- Phạm vi của dự án.
- Các mốc tiến độ rõ ràng cần đạt được.
- Ngân sách dự chi.
- Phân chia nhân sự cụ thể cho từng nhóm và những bên có liên quan.
- Quảng bá dự án.
- Phân tích những rủi ro, thực trạng sẽ gặp trong quá trình triển khai dự án.
- Các ràng buộc và yêu cầu cần thiết.
- Những nguồn thông tin ngoài lề và giải đáp mọi thắc mắc liên quan tới dự án.
Bắt đầu
Trước phần khởi động, người dẫn chương trình thường mở đầu bằng các hoạt động giải trí như ca nhạc, các trò chơi team building để tạo không khí vui vẻ cho mọi người. Mở đầu phần chính, trưởng dự án sẽ nói về lý do tổ chức buổi Kick Off Meeting, nội dung cuộc họp và những vướng mắc cần trao đổi.
Dẫn dắt buổi Kick off là gì
Nếu bạn là một người dẫn dắt của buổi Kick off, vai trò của bạn chính là người dẫn dắt và điều hướng để buổi kick off đi đúng hướng, đảm bảo giải quyết được các vấn đề và đi đến kết quả cuối cùng.
Giới thiệu tổng quát về dự án như mục tiêu, tiến độ, ngân sách,…tất cả những nội dung chính mà mọi người sẽ cùng trao đổi trong buổi Kick off.
Trao đổi rõ về mong đợi, mức độ hỗ trợ của tất cả các bên liên quan. Ví dụ, mục tiêu của họ là gì? họ cần những thông tin nào,…và tìm cách tăng sự tương tác, hỗ trợ giữa các bên tham gia để tạo sự đồng thuận và đi đến sự thành công của buổi Kick off cũng như dự án.
Tổng kết buổi kickoff
Một phần không thể thiếu trong các buổi họp khởi động chính là phần trả lời thắc mắc của mọi người. Khi hoàn tất, bạn cần chốt lại buổi Kick Off Meeting bằng một biên bản rõ ràng, cụ thể với đầy đủ các dữ liệu quan trọng.
Nó bao gồm kế hoạch làm việc, người phụ trách hoặc nhóm phụ trách, thời hạn hoàn thành của từng mục công việc. Biên bản này sẽ được gửi lại cho những bên liên quan và các cá nhân đã tham gia.
Kết luận
Như vậy Vwin đã giới thiệu tới các bạn chi tiết những thông tin liên quan tới khái niệm Kick off là gì trong một dự án. Và những điều cần biết để đảm bảo buổi Kick off diễn ra thành công nhất. Có thể thấy Kick off là yếu tố quan trọng hàng đầu giúp dự án triển khai được suôn sẻ và thắng lợi. Đừng quên vận dụng mô hình này vào trong việc quản trị và phát triển doanh nghiệp của bạn nhé! Cảm ơn các bạn đã theo dõi, nhấn đăng ký để cập nhật thêm những thông tin hữu ích mỗi ngày từ Vwin.
